Vaše preduzeće posluje dovoljno glatko i polagano se kreće naprijed, ali znate da stvari mogu biti bolje. Ponekad sastanci predugo traju i nisu produktivni onoliko koliko biste voljeli da budu, ili se projekti ne privode kraju na vrijeme. Osjećate se kao da se vrtite u krug i nikako da posložite sve kockice na svoje mjesto.
Pitate se kako ispraviti postojeće greške i učiniti stvari boljima. Odgovor je: FOKUSIRAJTE SE NA EFIKASNOST I EFEKTIVNOST POSLA. To jest stavite svoj fokus na to da stvari radite na pravi način i u pravo vrijeme. Neke od preporuka kako da poboljšate svoju efikasnost i efektivnost jesu:
- Podstičite svoje zaposlenike da razgovaraju lice u lice
Iako međusobno slanje e-mailova i obavljanje telefonskih poziva, mogu biti efikasniji način dolaženja do odgovora i informacija, nekada to može izazvati suprotan efekat. Razgovor vaših zaposlenika koji se obavlja lice u lice može uticati na brže rješavanje problema, razmjene informacija, dolaženja do odgovora na određena pitanja, kao i rješavanje međusobnih nesuglasica. Ako Vaši zaposlenici otvoreno pričaju jedni sa drugima, onda stvara balans i uravnotežen tok informacija, kao i uštedu vremena.
- Odredite vremenske intervale
Ukoliko uvedete da sa svojim zaposlenicima svaki dan obavljate sastanak, onda sastanak sa odjelima u preduzeću, pa pauze za ručak, stvara se konstanto prekidanje rada kako zaposlenika tako i Vašeg vremena. Da bi to spriječili uvedite sebi da jednom sedmično obavljate razgovor sa svojim zaposlenicima i jednom sedmično sa menadžerima odjela. Tada Vaši zaposlenici znaju da neće biti prekidani u toku radnog vremena, a Vi ćete se posvetiti drugim zadacima. Ako je Vaš broj zaposlenika manji od 20 onda možete uvesti i dnevne sastanke sa zaposlenicima na samom početku radnog vremena koji ne treba da bude duži od 10 minuta.
- Izvršavajte jedan zadatak za drugim
Uvijek rješavajte jedan zadatak za drugim. Iako sebi kažete da možete više stvari raditi u isto vrijeme, znate da se možete “izgubiti” u njima i često dođe do toga da nijedan zadatak ne privedete kraju. Činjenje više stvari odjednom smanjuje Vašu produktivnost, ne započinjite novi zadatak ili projekat dok prethodni niste priveli kraju. Uvijek imajte planer svojih aktivnosti na radnom stolu i u Vašoj poslovnoj torbi.
- Ne podstičite razgovor koji počinje sa “Imate li jednu minutu vremena”?
Često Vam se dešava da Vas neko prekine u toku rada sa pitanjem “Imate li jednu minutu vremena”, te ulazite u razgovor koji obično zna potrajati i do 15 minuta, a ništa bitno nije rečeno ni riješeno. Da bi ste izbjegli ove prekide, predložite svojim zaposlenicima da Vam pošalju mail sa upitom koji imaju i zakažu sastanak u toku dana, te će te tako održati sastanke sa njima kratkim i efikasnim.
- Držite se plana
Ako ste za određeni projekat napravili plan aktivnosti, onda se i držite njega. Ukoliko budete u toku same realizacije projekta tražili kratice za brže privođenje kraju, možete ne samo da izgubite dragocjeno vrijeme nego i novac. Vaš plan može biti promijenjen naravno, ali se zadržite na sitnim detaljima sa kojima će se slagati svi učesnici.
- Promovirajte kulturu otvorene komunikacije
Osim što treba da podstičete svoje zaposlenika da međusobno razgovaraju otvoreno i lice u lice, treba da podstičete zaposlenika na slanje povratnih informacija, iznose svoje ideje i da odjeli u preduzeću međusobno komuniciraju i razmjenjuju informacije. Ako podstičete svoje zaposlenike da budu dio efikasnog procesa, onda podstičete i njegovu produktivnost.
- Odredite rok za izvršenje zadataka i uvedite mjere za ocjenu rada
Ako ste dali nekom zaposleniku da uradi neki zadatak, morate mu odrediti i rok. Ako znate da je za neki zadatak potrebno 10 dana da se privede kraju, Vi odredite 11 dana. Zaposlenik neće biti svjestan da ima dan više za izvršenje zadataka pa će dati maximalan napor da uradi sve na vrijeme, pa ako bude i kasnio taj 1 dan, znate da Vi nećte kasniti sa daljnjom upotrebom njihovih rezultata rada. Budite spremni da svoje zaposlenike nagradite ali i kaznite ako zadatak nije izvršen na vrijeme ili uopšte nije priveden kraju.
- Znajte kada trebate stati.
Ako ste direktor ili vlasnik preduzeća u razvoju, a previše fokusa stavite na efikasnost i efektivnost svoga rada, onda se možete udaljiti od prvobitnog cilja, a to je razvoj i rast preduzeća. Za svaku povratnu informaciju koju dobijete od svojih zaposlenika, ali i od klijenata, kupaca, možete odrediti da li neki proces funkcioniše ili ne. Ako ne funkcioniše, budite spremni odustati i okrenuti se novim stvarima, a ne gubiti vrijeme na popravak stvari koje ne funkcionišu.
